Работа в системе построена на трех типах объектов:
справочники
документы
отчеты
Справочники - служат для хранения данных, в разрезе которых ведется учет, а также для быстрого заполнения документов.
Документы - это то, что непосредственно формирует учет и служит основанием для отчетов.
Отчеты - представляют в наглядной форме информацию о различных сторонах деятельности фирмы, основанную на документах за определенных период.
Само по себе внесение информации в справочники не оказывает влияния на учет. К примеру, если вы заполнили справочник товаров, это не значит, что товары автоматически появились на складе с каким-то остатком. Точно так же, если вы вносите в карточку товара цену, это не значит, что у товара появилась себестоимость. Это всего лишь значит, что в дальнейшем вы можете выбрать этот товар из справочника при заполнении документа, цена при этом подставится автоматически из карточки товара.
Основа ведения учета - документы, причем не все. К документам, формирующим учет, относятся те, которые отвечают за движение товаров или за движение денег (то есть за изменение их количества).
Возвращаясь к предыдущему примеру с товарами, для того, чтобы у товаров появился остаток и они “попали” на склад, необходимо создать один из следующих документов:
Ввод остатков товаров
Поступление материальных запасов
Оприходование
Только в этом случае система поймет, что товар надо привязать к конкретной фирме, поместить его на указанный в документе склад, сохранить себестоимость поступившей партии товаров и отнести эту партию на конкретного поставщика.
Создав один из вышеперечисленных документов (к примеру, “Поступление материальных запасов”), вы можете сформировать отчет по остаткам и убедиться, что товары на складе действительно появились.
Также вы можете сформировать отчет по расчетам с поставщиком, у которого вы купили товар, и увидеть собственную задолженность перед ним на сумму поставленного товара.
Чтобы закрыть свой долг, вы перечисляете партнеру деньги, оформив это действие документом “Расход со счета”. Опять формируете отчет по расчетам с поставщиком и убеждаетесь, что задолженность погашена.
По такой же схеме работает и реализация материальных запасов: документом “Отгрузка” происходит списание товара со склада, документами по банку и кассе принимаются деньги от покупателя.
При этом в системе есть один уникальный документ, который сразу списывает товар со склада и принимает деньги в кассу - это документ "Продажа" (=чек или товарный чек). Остальные документы отвечают за какую-то одну операцию.
Таким образом и формируется учет.
Некоторые документы, такие как акт сверки, представляют собой обычные печатные формы и не оказывают влияния на учет, то есть не “двигают” материальные запасы и деньги.
Если вы хотите, чтобы документ не оказывал влияния на текущие отчеты (к примеру, создать черновик), снимите документ с проведения или изначально не проводите его по учету.