Перед тем, как начать работу с документами, вам необходимо заполнить основные справочники.
Справочник собственных фирм мы уже заполнили, давайте теперь заполним следующие справочники:
Склады
Точки продаж
Кассы
Типы цен
Валюты
Единицы измерения
Каталог
Контрагенты
Все справочники в системе логически распределены по разным разделам меню. Часть справочников для удобства доступа к ним повторяется сразу в нескольких разделах. К примеру, это справочник “Склады” встречается в разделах Продажи, Закупки, Производство и Склады.
Для двух основных справочников - “Каталог” и “Контрагенты” - выделены собственные разделы меню.
Все справочники в каждом разделе меню находятся в блоке “СПРАВОЧНИКИ” и выделены
зеленым цветом.
Для каждого справочника написана своя статья справки, а Каталогу и Контрагентам посвящены отдельные разделы, поэтому ниже будет приведено только краткое описание и ссылка на детальные статьи справки.
Справочник “Склады”
Справочник “Склады” находится в разделах меню “Продажи”, “Закупки”, “Производство” и “Склады”.
Склад - это место (локация), где хранятся ваши материальные запасы. Складом может выступать как физический склад, так и зал магазина, офис и даже стеллаж.
Материальный запас всегда имеет локацию, поэтому данный справочник должен быть обязательно заполнен.
При регистрации для вас уже был создан склад с названием “Основной склад”. Вы можете изменить его название и (или) добавить другие склады.
Подробнее о справочнике “Склады”.
Справочник “Точки продаж”
Справочник "Точки продаж" находится в разделах меню “Мой бизнес” и “Продажи”.
Точка продаж - это розничный магазин или любое другое подразделении компании, через которое осуществляются продажи (например, офис в в случае оптовой торговли).
Значения справочника используются как дополнительный разделитель учета в различных отчетах. Ведя учет в разрезе точек продаж, вы сможете узнать продажи по конкретному магазину, заказы по определенному офису и т.п.
Если вы не хотите использовать данный разделитель учета, то просто проигнорируйте заполнение данного справочника и оставляйте поле “Точка продаж” пустым в документах.
Подробнее о справочнике “Точки продаж”.
Справочник “Кассы”
Справочник “Кассы” находится в нескольких разделах меню: “Мой бизнес”, “Продажи” и “Финансы”.
Справочник содержит перечень касс для хранения наличных денежных средств, принадлежащих организации.
Касса в "Большой Птице" - место хранения денег. Это может быть официальная основная касса организации, либо касса (денежный ящик, кошелек) в розничном магазине, либо любое другое место хранения (даже карман индивидуального предпринимателя).
При работе с денежными документами, оформляющими движение наличных, касса является обязательным для заполнения полем.
При регистрации для вас уже была создана касса с названием “Основная касса”. Вы можете изменить ее название и (или) добавить другие кассы.
Подробнее о справочнике “Кассы”.
Справочник “Типы цен”
Справочник “Типы цен” находится в разделах меню “Продажи”, “Закупки”, “Каталог”.
В справочник "Типы цен" вносятся все используемые организацией цены: розничная, оптовая, закупочная и т. п. Каждой позиции из справочника "Каталог" может быть присвоено несколько типов цен из данного справочника. Заполнение типа цены в документе позволяет добавлять товарам цену из справочника.
При создании учетной записи для вас уже были созданы три типа цен - Закупочная, Оптовая и Розничная. Вы можете добавить любое нужное вам количество типов цен.
Подробнее о справочнике “Типы цен”.
Справочник “Валюты”
Справочник “Валюты” находится в разделах “Продажи”, “Закупки” и “Финансы”. Справочник предназначен для хранения информации о всех используемых вами валютах.
В системе реализован мультивалютный учет, когда, к примеру, вы покупаете товары в одной валюте, а продаете в другой. Если же вы работаете с одной валютой, то в любом случае вам понадобится хотя бы одна запись в данном справочнике об используемой валюте учета.
По умолчанию в справочнике уже созданы три валюты: рубль, доллар и евро. Вы можете добавить свои собственные валюты, например, если вы работаете с Китаем и покупаете товары за юани, или удалить ненужные. Добавить валюту можно как вручную, так и из реестра валют.
Подробнее о справочнике “Валюты”.
Справочник “Единицы измерения”
Справочник находится в разделе меню “Каталог” и предназначен для хранения информации обо всех используемых вами единицах измерения. По умолчанию он уже заполнен наиболее популярными значениями, но вы можете добавить в него свои собственные варианты как из реестра, так и вручную.
Справочник “Каталог”
В этот справочник добавляется вся информация о материальных запасах и услугах, с которыми работает ваша фирма.
Каталог можно заполнить вручную, последовательно добавляя в него элементы каталога. Элементы каталога бывают трех видов:
Материальный запас - товары, которыми торгует ваша фирма, сырье и материалы, необходимые для производства, произведенная продукция, основные средства и т.п. Материальный запас имеет физический остаток и занимает место на складе.
Услуга - оказываемая вашей фирмой или получаемая от поставщика услуга, не имеющая физического остатка.
Набор - совокупность материальный запасов, реализуемых как единое целое для целей отчетности о продажах. Набор не образует новую единицу, как при производстве продукции, при реализации с остатков списываются отдельные его составляющие.
Вы можете добавлять элементы каталога как простым списком, так и путем их добавления в предварительно созданные классификаторы.
В справочниках Каталог и Контрагенты есть несколько видов классификаторов (по группам, по типам и по категориям), каждый из которых выполняет свою задачу и позволяет создать гибкую структуру справочника.
Важно! Мы рекомендуем при начале работы использовать только классификацию по группам, которая является по сути распределением товаров по привычным вам папкам (аналогия: файлы и папки в любой операционной системе), но с небольшими отличиями, о которых вы можете почитать позднее в детальной справке по классификаторам. Сначала вы создаёте структуру из групп (папок), затем добавляете элементы непосредственно в группу, выделив ее в списке.
При добавлении элементов каталога заполните все необходимые атрибуты на вкладке “Основное”:
Затем перейдите на вкладку “Единицы измерения” и укажите ту единицу измерения, в которой измеряется ваш мат. запас, услуга или набор: шт, кг, л и т.п. Вы можете использовать единицы, уже добавленные в справочник, или же самостоятельно добавить в этот справочник нужные вам единицы измерения (см. подробности в справке по работе с единицами измерения).
У элемента каталога может несколько единиц измерения, связанных между собой, например, коробка, в которой находится 10 штук товара.
Подробнее о конверсии единиц измерения читайте в этой статье справки.
Далее откройте вкладку “Цены” и укажите цену закупки (если она не меняется у вас от поставки к поставки) и одну или несколько цен продажи. Типы цен мы с вами уже предварительно создали в справочнике “Типы цены”, теперь просто выберите тип из справочника и укажите для него значение цены:
На вкладке “Изображения” вы можете добавить фотографии ваших товаров.
В итоге вы получите заполненный справочник, который в дальнейшем можно использовать при работе с документами:
Справочник “Контрагенты”
Справочник “Контрагенты” содержит информацию обо всех деловых партнёрах компании: поставщиках, покупателях и т.п. Собственная фирма также является элементом справочника “Контрагенты”, поэтому заполнение карточки контрагента во многом похоже на заполнение данных о собственной фирме.
Как и справочник “Каталог”, данный справочник имеет несколько классификаторов (по группам, по типам, по категориям). И как и с каталогом, в начале работы мы рекомендуем использовать только классификацию по группам (=папкам), предварительно создав нужную вам структуру, а потом добавляя в эти группы контрагентов.
Существует три вида контрагентов:
Юридическое лицо
Индивидуальный предприниматель
Физическое лицо
Почитать о том, как заполнять карточку контрагента, все реквизиты, адреса и контакты, банковские счета, как лучше организовать структуру справочника через работу с классификаторами, можно в этих статьях справки:
(скоро здесь будут ссылки на статьи).
В результате вы получите понятный и удобный для работу справочник:
